英語が苦手でも国際会議や打合せを乗り切るための5つの方法・準備

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グローバルに仕事をする場合、外国語を使って打合せをする必要があります。

海外出張や海外駐在では、現地スタッフと英語での打合せを日々行うことになります。

最近では、新型コロナウイルスの影響もあり、電話やWeb会議の形での国際会議も増えてきていると思います。

特に、世界の共通語と言われる英語による打合せは、多くのグローバル企業で毎日のように行われているのではないでしょうか。

しかし、グローバル企業に勤めるすべてのビジネスパーソンが英語が得意なわけではありませんよね。むしろ、多くの日本人が英語を苦手としています。

英語が得意でない方にとっては、英語での会議は、議論についていけなかったり、自分の意見が言えなかったりと、大変不安で、フラストレーションの溜まるものだと思います。

かといって、英語力向上には時間と労力が必要。特に、ネイティブスピーカーと同等のレベルになるのは難しいのが現実です。

今回は、英語が苦手な方向けに、どうにか国際会議や打合せを乗り切るための5つの方法・準備をご紹介します。

①予めゆっくり話して欲しいとお願いする

ネイティブの早いの英語は聴き取れなくて当然

学習用の綺麗な英語は聴き取れるけど、会議では全く聴き取れないといった方もよくいます。

会議の英語が聴き取れない原因としては、参加している日本人のリスニング力の問題もありますが、もう一つ重要なポイントがあります。

それは、参加している外国人が話し方に注意していないからです。

例えば、参加する外国人がネイティブスピーカーの場合、とても早いスピードで英語を話す場合があります。

いわゆる捲し立てるというやつですね。

ネイティブスピーカーが早い英語で話し出すと、海外駐在や留学経験があったとしても、とても聴き取れず、内容を理解できないことが多々あります。

太刀打ちできるのは、帰国子女の方であったり、かなり長期間ネイティブの環境で生活している方だけだと思います。

そのため、普通の純ジャパニーズが聴き取れないのは当然なのです。

自信を無くす必要はありません。

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ネイティブの早い英語をやめさせる方法

しかし、議題が重要なテーマであればあるほど、参加している日本人が内容を理解できないことは問題です。

特に、日本人が最終決定する場合には、後での失敗にも繋がります。

会議に参加する外国人に対し、予め、会議ではゆっくり話すことを意識して欲しいことを、お願いしておく方法が有効です。

特に、参加する日本人の多くが英語を苦手としていたり、参加する外国人の多くがネイティブスピーカーである場合には、この方法は大変有効です。

例えば、招集メール内に“‘It would be helpful if you could keep it in mind to talk slowly in the meeting”等と記載する方法があります。

②慣用表現やスラングも使わないようにお願いする

英語の慣用表現の例

日本人にとっても、死語と言われる言葉や、方言と言われる言葉があるのと同じように、英語圏でも、ネイティブスピーカーにしか意味がわからない言葉や表現があります。

例えば、In a nut shellやrain cats and dogsは、アメリカではよく使われる表現では、ノンネイティブにとっては聞き慣れない言葉です。

In a nut shellは、「要約すると」という意味です。ナッツの皮から転じた意味のようです。

In a nut shell the pros and cons of this project should be concluded by next Friday…

(要するに、このプロジェクトのメリットデメリットは、次の金曜までに結論を出す必要がある)

また。rain cats and dogsは、「土砂降り」を意味します。空から猫も犬も降るというくらい、激しい雨模様を表現しているようです。

Tonight, it will rain cats and dogs. So, I will need to bring umbrellas.

(今夜は土砂降りが降るようだから、傘を持っていく必要がある)

英語ができても慣用表現やスラングまではわからない

In a nut shellやrain cats and dogsは、表現からは読み取れない意味を持っています。

日本のことわざに近いですよね。

いくら英語ができても、こういった慣用表現の意味は知らないとわかりません。

しかし、ネイティブスピーカー同士が話し始めると、こういった言葉が平気で使われるようになってしまいます。

他の国の人はたまったものではありません。

こういった慣用表現やスラングもなるべく使わないようにお願いすることも効果的です。

③会議資料を事前に送付してもらう

会議の中で全ての内容を理解するのは難しい

英語が苦手な方の場合、会議の場だけではすべての内容を理解することはできないと思います。

ある程度英語ができるといったレベルの方ですら中々難しいはずです。

日頃英語の勉強用に使う音声は、外国人が教材用にゆっくり同じペースで話をします。

しかし、現実はそんなに甘くなく、例えば、他の外国人が途中で頻繁に質問して、流れを遮る等、同じペースで会議やプレゼンが進むことはありません。

そんな状況で、すべての英語でのやり取りについていくのは中々難しいです。

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事前に会議資料の送付を依頼

おすすめなのは、事前にプレゼンターから会議資料を送付してもらうことです。

事前に会議資料を見ることによって、英語が苦手な人でも事前に会議の流れを把握することができます。

初めからある程度のあらすじが見えているため、例えば途中で想定外のやり取りがあったとしても、話の本筋は外さずに理解できやすくなります。

また、事前に議題を把握することで、英語での質問やコメントを予め準備することもできるため、議論を活性化させやすいです。

ちなみに、議事録の送付依頼の文例は以下を参照にしてみてください。

“For presenters, it would be really appreciated if you could send us your presentation material by at least two days before the meeting.”

(プレゼンターの方へ、少なくとも会議の二日前までに会議資料を送付頂けますと大変幸いです)

なお、英語で会議で発言するためのコツについては、以下の記事をご参照ください。

④会議終了時に纏めをする

以上の方法を試しても、会議の内容をすべて理解することは中々難しいと思います。

進行中に出た質問から派生して、思いもよらない議論や提案が、特に外国人から出されることがグローバルな環境では頻繁にあります。

そして、企業活動全体としてみれば、まさにそういった瞬間がイノベーションのきっかけであり、大変価値あることです。

その一方で、英語の苦手な日本人からすると、そんな想定外の展開について行けるわけがありませんよね。

そこで、議長に会議の内容を纏めてもらいましょう。

例えば、招集通知に記載されたAgendaに沿って、その会議で話されたことの概略やポイント、決定事項等をその場で纏められると良いでしょう。

その纏めに対する質問や意見も出てくるので、より議論が活発にできる場合もあります。

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⑤会議後は議事録を作成する

会議後に議事録を作成して参加者に回覧することも効果的です。

議事録は参加した日本人でまず作成して、外国人参加者に見てもらう形でも、先に外国人参加者に作成してもらう形でも、どちらでも良いと思います。

認識の異なる点について、外国人の考えを改めて確認できたり、直してもらうことで、改めて会議の内容を確認することができます。

特に、英語での会議の内容が正しく理解できているか自信が持てない場合には、このステップが肝要です。

また、どのような理由で、どのような結論が出たのかについて、参加者全員の中でクリアになるので、次のステップにも進みやすいです。

決定事項が曖昧な状態だと、会議に基づく次の業務もスムーズに進みません。英語での会議では、意思疎通に齟齬が出ないよう工夫することが重要です。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回は、英語が苦手でも国際会議や打合せを乗り切るための5つの方法・準備をご紹介しました。

5つの方法・準備は以下の通りです。

  • 予めゆっくり話して欲しいとお願いする
  • 慣用表現やスラングも使わないようにお願いする
  • 会議資料を事前に送付してもらう
  • 会議終了時に纏めをする
  • 会議後は議事録を作成する

多くの日本人は英語が苦手です。

数年の海外駐在や海外留学を経験していたり、TOEIC900点以上を保持する私であっても、ネイティブスピーカー同士の議論についていけないこともよくあります。

そんな純ジャパビジネスパーソンでもグローバルにビジネスをしていくためには、意思疎通のための工夫が不可欠です。

泥臭くても、懸命に、前向きに努力していきましょう。

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この記事を書いた人

元アメリカ駐在員の純ジャパビジネスパーソン。日系メーカーに勤務。グローバル志向。次はヨーロッパへの駐在を目論んでいる。TOEICは990点(IP)。
三年間でTOEICを400点台から900点台まで上げた経験や、海外での仕事を通じて学んだ外国人とのコミュニケーションスキルやマインド等をブログや記事執筆の形で発信している。
翻訳やライティング、コンサル業務も展開している。

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