(海外ビジネス)外国人への催促メール 英語表現3パターン

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アメリカやヨーロッパの同僚にメールをしたのに返信がない。

こういう状況ってよくありますよね。

もちろん、判断が大変難しい重要案件について問い合わせをしている場合がもありますが、そうじゃないことだっていっぱいあります。

例えば、

「とあるプロジェクトの進捗報告」

「来月の国際会議のアジェンダと日程」

等。

特に、難しい検討を依頼しているわけではなく、会議のスケジュールだったり事務的な質問をしていても頻繁に起こる場合があります。

なぜなのでしょうか。

多忙が一番の原因

busy

外国人であっても、ビジネスメールの返信が滞る一番の理由は、やはり多忙が原因のようです。

もちろん、検討が必要で、返信内容を決めかねているようなケースも中にはありますが、基本的には多忙が原因。

最初は返さないといけないと思いつつも、急ぎでないメールの返信を後回しにしているうちに、他のメールに埋もれて行ってしまう。

それが正直なところのようです。

もちろん、国によって、プライベートの時間を重視する傾向が強く、限られた業務時間中にすべてのメールに手が回らないなんてこともあるかも知れません。

アメリカ人なんかはこういった傾向が強いようにも思いますが、それも限られた業務時間内で終わらないという意味で、やはり多忙が原因ということになります。

多忙故、日本国内のメールのやり取りが滞っている日本のビジネスパーソンもたくさんいらっしゃるかと思いますが、それと状況は同じなんですね。

特に、マネージャークラスになってくると、国内からも海外からも、一日100件以上のメールが届くような日々。すべてをしっかり把握するのは、誰でも難しいですよね。

返信が欲しい場合にはやはり催促が必要

このように外国人の同僚からのメールの返信がないとき。どのように解決するのが良いのでしょうか。

やはり、一番は、やはり催促することです。

基本的なタイトルと文案

簡単な文案をご紹介します。

感覚としては、日本でするのと同じように、催促を英語でするだけです。

細かくは色々なやり方がありますが、大体の場合、タイトルには、”Reminder”(リマインダー)と付けます。

また、本文では、最低限、『相手からの連絡を待っていること』を伝えます。

具体例

例えば、次のような内容が挙げられます。

We are looking forward to your reply.

(貴方からの返信を楽しみにしています)

A prompt reply from you will be greatly appreciated.

(貴方からの早めの返信があると大変ありがたいです)

I would really appreciate it if you could give us your reply by May 15.

(5月15日までに貴方の返信を頂けますととてもありがたいです)

push on email

催促メールの英語表現パターン3つ

先ほど、3つのパターンを挙げましたが、以下のように、場面によって使い分けることが可能です。

返信のリマインドはしたいけど、急ぎではないとき

返信のリマインドはしたいけど、特に急いではいないときには、以下の表現が良いでしょう。

We are looking forward to your reply.

(貴方からの返信を楽しみにしています)

早めの返信が欲しいことだけ伝えたいとき

できれば早めの返信をリマインドしたいが、期限を明確に決めるほどでもないときには、以下の表現が良いでしょう。

A prompt reply from you will be greatly appreciated.

(貴方からの早めの返信があると大変ありがたいです)

期限を設定して、それまでの返信をリマインドしたいとき

期限を定めて返信をリマインドしたいときには、以下の表現が良いでしょう。

I would really appreciate it if you could give us your reply by May 15.

(5月15日までに貴方の返信を頂けますととてもありがたいです)

相手からの返信がない場合といっても、その返信がすぐに必要なものなのかどうかは、状況によって異なると思います。ケースバイケースでリマインド方法も変えられると良いですよね。

また、止まってしまっているプロジェクト等、日本サイドと海外サイドでどちらにボールがあるのか曖昧で、催促というほどのレベルでもない状況もあるかも知れません。

そういった場合には、進捗確認という形で、”Please let us know your progress status”

といった程度の聞き方がちょうどよい場合もあるでしょう。

誤解が無いように前置きも必要

日本語、英語にこだわらず、メールはシンプルな方が良いとはよく言われます。

しかし、単純に催促だけして、そもそも何について催促しているのかすらわからなければ、無用な誤解を招きます。

そこで、多少の前置きはしておく必要があります。

例えば、次のようにコンパクトにまとめられると良いでしょう。

Regarding the XXX project, which we talked last week. We are understanding that you would show us your ideas at first. So, we would really appreciate it if you could give us your proposals by May 15.

(先週お話したXXXプロジェクトについて、我々は、まず貴方からアイデアを頂けると認識しています。そこで、貴方の提案を5月15日までに頂けますと、大変幸いです)

それでも返信が無い場合

phone call

グローバルなビジネスシーンでは、それでも返信がない場合があります。

そういった場合の解決策としては、次のようなものが思い浮かびます。

  • しつこくリマインドし続ける
  • 自分よりも立場の上の人から催促してもらう
  • 相手の上司を通じて催促する

色々な手段がありますが、いずれにせよ、都度、相手の外国人との関係性も踏まえ、どういった対応が適切か丁寧に検討する必要があります。

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この記事を書いた人

元アメリカ駐在員の純ジャパビジネスパーソン。日系メーカーに勤務。グローバル志向。次はヨーロッパへの駐在を目論んでいる。TOEICは990点(IP)。
三年間でTOEICを400点台から900点台まで上げた経験や、海外での仕事を通じて学んだ外国人とのコミュニケーションスキルやマインド等をブログや記事執筆の形で発信している。
翻訳やライティング、コンサル業務も展開している。

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