【海外駐在の注意点】誰に頼んだら良い?現地スタッフへの雑用の頼み方

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海外駐在先で、ちょっとした雑用が発生することがあります。

例えば、飛行機や電車のチケットを予約したり、タクシーを手配したり。

他にも、会議資料をコピーしたり、来客用にコーヒーを準備したり等があります。

日本のオフィスにいる場合には、例えばチームの若手社員を呼んで、こういった雑用をお願いしてしまうこともあると思います。

しかし、駐在先では日本と同じ感覚でいてはいけません。

特に、欧米では軽い気持ちで、何でも若い人に雑用をお願いすべきではありません。

今日は、海外駐在先で現地スタッフに雑用を頼み際の注意点をご紹介します。

欧米では契約以外の仕事はしないのが当たり前

海外駐在先で雑用を頼む場合に最も注意すべきこと。

それは、雑用を頼む相手をしっかりと選ぶことです。

海外では、会社と従業員が雇用契約を締結する際に、その従業員の仕事の内容について、Job description(職務記述書)に詳細に記載するのが普通です。

従業員は、契約上、当該職務記述書に記載された仕事のみをすればよく、それ以外の仕事をする義務はありません。

日本では、未だに新卒一括採用が主流であり、欧米に比べて業務内容を詳細に定めないまま雇用契約を交わします。

従業員の業務範囲が曖昧であり、お茶くみやコピー等の雑用も、「手が空いている人」やいわゆる「新人」がやるもの等、職場の空気感で決まっている面もあると思います。

そのため、雑用を押し付けられた若手も、内心「なんで俺が」という気持ちを持ちつつも、なあなあで済ませてしまうことが多いです。

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しかし、欧米のビジネスパーソンは、Job description(職務記述書)に記載された自身の専門業務について、プロフェッショナルとしてのプライドを持っています。

職務記述書に書かれていない、特に雑用を指示された場合には、大変プライドを傷つけられてしまうのです。

例えば、貴方が、マーケティング担当者として雇われているビジネスパーソンに対して、自分よりも目下だからとか、歳が下であることを理由に、大量のコピーやお茶くみをお願いしたとします。

もちろん、貴方の方が立場が上の場合、その若手は貴方の指示に従うかも知れません。

しかし、そのビジネスパーソンとしては、そのような指示に従う義務はないのです。

知らないうちにその若手のプライドを大変傷つけている可能性がありますし、今後の仕事上の関係にも影響が出るかもしれません。

また、そのような指示が常態化してしまうと、従業員は不満を持ち、退職にも繋がってしまうのです。

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雑用の依頼は必ずサポーティングスタッフへ

では、そういったお茶くみやコピー等の雑用は誰に頼めばいいのでしょうか。

庶務や事務、秘書等と呼ばれるサポーティングスタッフに依頼する必要があります。

主に女性が多いですが、彼女たちはそういった仕事をするためだけに雇われているので、喜んでその仕事を引き受けます。

むしろ、快諾して仕事をしないと、彼女たち自身が業務怠慢を理由にクビになってしまうのが海外です。

そのため、雑用が生じたらまず事務方に一声入れるべきなのです。

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勝手に雑用を処理することにも注意が必要!

比較的若手の駐在者や出張者にありがちだと思いますが、サポーティングスタッフに遠慮して、自分で雑用を片付けてしまう方もいると思います。

例えば、ケータリングサービスの注文やエアーチケットの手配等です。

人に配慮したい気持ちは理解できますし、インターネットの発達によって簡単に手配ができることも多くなりました。

しかし、すべてを自分で処理することはお勧めできません。

なぜなら、秘書や庶務という肩書で雇われている人の仕事を奪うことにつながるからです。

欧米では、不要だと思われたスタッフはクビになるため、仕事の領域には敏感です。

自分の仕事を奪う人間を誰も歓迎はしませんよね。

海外のオフィスで何かイレギュラーな事態が生じたときは、その事態を駐在者の自分が処理すべきかどうか、一度立ち止まって考える必要があるのです。

わからないときは現地の上司や同僚に尋ねる

この仕事はサポーティングスタッフに依頼すべきか、迷うことがあれば、現地の上司や同僚に相談しましょう。

細かいところは場合に応じて調整しますが、私は大体以下のような聞き方をしています。

To whom should I ask about it? (これを誰に頼むべきですか?)

Can I ask you to do this matter? (この件を貴方にお願いして良いですか?)

チャレンジ精神がある人であればあるほど、海外で起きた問題すべてに、まずは自分で取り組もうとしてしまいます。

心構えとしては大変素晴らしいことです。

しかし、無意識に誰かの仕事を奪っている可能性があり、海外ではそれが誰かの解雇に直結します。

海外で何かイレギュラーなことをするときは、自分がそれをすることによって、誰かの仕事を奪っていないか、冷静に考えることも大切です。

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この記事を書いた人

元アメリカ駐在員の純ジャパビジネスパーソン。日系メーカーに勤務。グローバル志向。次はヨーロッパへの駐在を目論んでいる。TOEICは990点(IP)。
三年間でTOEICを400点台から900点台まで上げた経験や、海外での仕事を通じて学んだ外国人とのコミュニケーションスキルやマインド等をブログや記事執筆の形で発信している。
翻訳やライティング、コンサル業務も展開している。

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