【英語】会議招集メール(Invitation)のポイント3つ&ひな形

email グローバルスキル
Pocket

グローバル化が進み、頻繁に外国人の同僚と会議をされる方も多いと思います。

特に、最近はWebシステムによって、手軽に海外の人と会議ができるようになりましたよね。

ただ、Web形式も含めて、いざ国際会議を設定しようと思っても、もちろん招集メールは英語で書かないといけません。

英語が得意でない方にはけっこうハードルが高かったりしますよね。

今回は、英語で会議招集メール(Invitation)を書く際のポイントや、ひな形をご紹介します。

英語で会議招集メール(Invitation)を書くときポイント3つ

ポイント① 簡潔に書く

英語でビジネスメールでは、簡潔に書くと言う意識はとても大切です。

日本語でもそうですが、基本的にビジネスメールは、簡潔に、用件のみ書くことが基本とされています。

真面目なビジネスシーンであまりにもふざけたメールを送ってくる人は誰にでも敬遠されますよね。

英語でのビジネスメールは受け取る人が基本的に外国人、誤解のないように伝えるためには、基本的にポイントを絞って簡潔に書くことが大切です。

Teacher

ポイント② 最低限の項目を必ず書く

会議招集メールに最低限記載すべき項目は以下の通りです。

I   会議の目的

II  日時、場所(Web形式の場合はその旨)

III  議題

なお、会議の目的については、題名を見ればわかるようであれば、わざわざ本文に別に書く必要はありません。目的についてどれだけ詳しく書くかどうかで変わってきます。

ポイント③ 熱意や敬意を示すことを忘れない

海外では、リーダーシップというものが強く求められます。

もし、あなたがチームのリーダーとして招集メールを送る場合等には、メールの中でも、リーダーとしてのプロジェクトに対する熱意を表現することが望ましいと思います。

特に、プロジェクトの最初のミーティング(Kick off meeting)の招集メール等ではそういったメッセージが必要です。

例えば、”I am really excited to kickoff this project team…”(私は、このプロジェクトチームを始めることに非常に興奮している、、、)といったメッセージを冒頭に加えると格好良くなります。

leadership

また、熱意だけではなく、チームメンバーへの敬意を払うことも重要です。例えば、以下の記載も敬意を表す方法です。

冒頭の部分で、“I hope everything goes well with you all”(皆さんのすべてがうまくいっていることを祈っています)と言って、本文に入るのも一つの温かさだと思います。

例えば、Web会議を開催する場合に、”8:00 JST”(日本時間8時)と書くだけでなく、他の国の時間もあらかじめ書いてあげると丁寧です。

また、複数の国のメンバーがWeb会議に参加する場合には、誰かが早朝や夜遅くに参加せざるを得ないことも出てきます。

そのような場合には、予めその方に謝罪をするのも一案です。

リーダーとしての溢れる情熱も大切ですが、人を気遣える温かみも、人を束ねるのに重要な要素です。

チームのメンバーとしては、リーダーの強さと優しさの両方を感じることのできるメールであると良いですよね。

ポイント3つを踏まえた英文会議招集メールのひな形

push on email

英語版

上記のポイント3つを踏まえた英文会議招集メールのひな形は以下の通りです。

会議招集メールとして基本的な要素は網羅していると思うので、是非たたき台として使ってください。

【RE: Kickoff meeting *** strategic project team】

I hope everything goes well with you all.

I am really excited to send this message to you and kick off this project team.

I would like to set up Official kickoff meeting by below schedule. If you have any reason that you cannot come, please let me know within this week. Once the date is fixed, my secretary Akemi will send you the invitation via Web calling system.

Date and time:

Dear *** strategic project team members,

July 16th 15:00-16:00(JST)

(7:00-8:00 (PAR), 13:00-14:00(WIB))

*I apologize to Emma for setting the meeting early time.

Meeting style:

Web-call

Agendas:

1. Self-introduction by all

2. Purpose of this project team

3. Brainstorming session

I am looking forward to talking with you.

Best regards,

和訳

【***戦略プロジェクトチーム キックオフミーティングについて】

***戦略プロジェクトチームメンバー各位

皆さんのすべてがうまくいっていることを祈っています。

今回、私はこのメッセージを貴方たちにお送りすることと、このプロジェクトのスタートを切れることに、大変興奮しています。

このプロジェクトチームのキックオフミーティングを以下のスケジュールで設定させてください。参加の難しい場合には、今週中に私にご連絡ください。日程が確定次第、秘書のアケミよりWeb電話システムの招待状をお送りします。

実施日時:

3月10日 15:00-16:00(日本標準時)

          (パリでは7:00-8:00、バンコクでは13:00-14:00となります。)

     エマ、早い時間のミーティング設定となってごめんなさい。

方法:

Web電話システム

議題:

1.自己紹介(各位)

2.本プロジェクトチームの目的について

3.ブレインストーミング

おまけ 国際会議に向けた準備

無事に国際会議の招集メールが送れた後、次なる心配があります。

そう、国際会議を英語で回せるかどうか?です。

英語が苦手であれば苦手なほど心配になりますよね。

国際会議が迫っている中、短い間で英語力を大きく向上させることは難しいですが、ある程度の準備をすることは可能です。

以下の記事も参考にしてみて頂ければ幸いです。

Pocket

この記事を書いた人

元アメリカ駐在員の純ジャパビジネスパーソン。日系メーカーに勤務。グローバル志向。次はヨーロッパへの駐在を目論んでいる。TOEICは990点(IP)。
三年間でTOEICを400点台から900点台まで上げた経験や、海外での仕事を通じて学んだ外国人とのコミュニケーションスキルやマインド等をブログや記事執筆の形で発信している。
翻訳やライティング、コンサル業務も展開している。

nobuoをフォローする
グローバルスキル
スポンサーリンク
nobuoをフォローする
Global Personz Lab

コメント

タイトルとURLをコピーしました